Pilots

Er zijn binnen het AMC drie pilots ontworpen met als uitgangspunt het verbreden van de RFID-technologie naar andere zorgprocessen, patiëntencategorieën en organisaties. De pilots vormden daarmee een proeftuin waarin kennis en ervaring ten aanzien van het toepassen van RFID standaarden is opgebouwd.

De pilots richtten zich op de volgende RFID-toepassingen:

- Personenidentificatie en -lokalisatie op de OK;
-Tracken en tracen van OK materialen;
-Tracken en tracen van bloedproducten.

Het gelijktijdig opzetten van meerdere pilots binnen één instelling had als voordeel dat direct een verbinding tussen de verschillende pilots kon worden gemaakt. Zo is gebruik gemaakt van dezelfde processen en patiëntencategorieën (toediening van bloed aan patiënten op OK en IC). Daarnaast leverde het concentreren van de pilots in één instelling praktische voordelen en kostenbesparingen op, aangezien de RFID-oplossingen van dezelfde infrastructuur gebruik konden maken.

Personen
Tijdens de pilot in het AMC zijn naast materialen ook personen gevolgd. Dit zijn patiënten en het OK-team geweest. Beide groepen hebben op basis van vrijwilligheid deelgenomen.

Patiënten werden de dag voorafgaand aan de operatie benaderd door een projectmedewerker. De projectmedewerker gaf een toelichting op het RFID-project en vroeg of de patiënt een bandje met tag zou willen dragen gedurende de komende 24 uren. De mondeling gegeven toelichting was tevens beschikbaar als patiënteninformatie. Deze patiënteninformatie werd dan ook achtergelaten bij de patiënt.

Wanneer de patiënt de volgende dag naar de OK werd gereden, werd de tag bij de in- en uitgang van de verkoever, de in- en uitgang van het operatiecomplex en eventueel op de intensive care (IC) opgepikt. Op deze manier kon de patiëntenlogistiek in kaart worden gebracht.

Aan het OK-team was gevraagd om tijdens de operatie een badge bij zich te dragen. De badges waren gekoppeld aan een functie zoals chirurg, OK-assistent, perfusionist. Op basis hiervan was achteraf het aantal bewegingen tijdens de operatie te monitoren.

Materialen

In de pilots is een beperkt aantal materialen gevolgd. Dit zijn hechtmaterialen die standaard onderdeel uitmaken van een themamand (een mand bedoeld voor een bepaald soort ingreep) en vaatprotheses. Deze keuze is gemaakt op basis van een afweging tussen omloopsnelheid en materiaalkosten .

Het streven was om het in- en uitbrengen van materialen in de operatiekamer automatisch te laten scannen door de RFID-infrastructuur. In verband met interferentieproblemen
(zie Technologie → Interferentie met medische apparatuur ) is ervoor gekozen gebruik te maken van een draagbare scanner. . Voorafgaand aan de operaties zijn de themamanden handmatig gescand waarna de handscanner is gesynchroniseerd met de database.

Na afloop van de operatie wordt het verbruikte materiaal in een vuilniszak naar het afvalhok gebracht. Omdat in het afvalhok een RFID lezer is aangebracht, wordt de afvalzak in het afvalhok gescand. Op deze manier is te achterhalen wat aan materialen was verbruikt.

Ter controle van de scans in het afvalhok is tevens aan het personeel dat zorgdraagt voor de bevoorrading, gevraagd om elke themamand die terugkwam te scannen met de handscanner. Op deze manier kan worden achterhaald welke materialen NIET waren verbruikt tijdens de operatie. Verder is op deze manier tevens te achterhalen hoe vaak een bepaald artikel steeds maar weer terugkomt in de themamand zonder dat het wordt verbruikt. In verband met bijvoorbeeld de houdbaarheidsdatum is dit een belangrijk gegeven.
Bloedproducten

In het kader van Europese regelgeving is het noodzakelijk om bloed en bloedbestanddelen van donor tot ontvanger en omgekeerd te kunnen traceren. Toepassing van temperatuurgevoelige RFID tags biedt hier een oplossing: De tags zijn eenvoudig op de bloedzak te bevestigen en uit te lezen. Daarnaast levert het gebruik van actieve RFID tags een bijdrage aan de patiëntveiligheid aangezien hiermee de lokalisering van een bloedzak mogelijk is. Met de combinatie van actieve en temperatuur­gevoelige tags wordt continue objectieve bewaking mogelijk van de hele keten die een product doorloopt, vanaf het transfusielaboratorium tot en met de toediening aan de patiënt of het terugkomen naar het transfusielaboratorium. Tevens kan na gebruik op de OK en de IC eenvoudig worden vastgesteld welke bloedproducten daadwerkelijk zijn verbruikt, waarmee ook de volledigheid en betrouwbaarheid van de transfusieregistratie zal toenemen.

De continue bewaking maakt het mogelijk om geretourneerde bloedproducten beter te beoordelen op behoud van kwaliteit, waardoor met meer zekerheid kan worden vastgesteld of een product al dan niet als onbruikbaar uitgeboekt moe t worden. Door aan dit systeem bovendien een alarmeringssysteem te koppelen kan dit leiden tot een verlaging van het aantal onbruikbaar geretourneerde producten. Het effect wordt naar verwachting groter wanneer de toepassing wordt uitgebreid tot de gehele transfusieketen.

Invoering van RFID technologie zal verder een aantal administratieve procedures kunnen automatiseren waardoor de kans op fouten (nog) verder wordt verkleind . Dankzij een beter inzicht in het daadwerkelijke verbruik van bloedproducten kan ook het logistieke proces worden geoptimaliseerd. Er is echter wel nader onderzoek nodig naar de relatie tussen omgevingstemperatuur, geregistreerde temperatuur door de RFID tags en de daadwerkelijke (kern)temperatuur van de bloedproducten, aangezien vergelijkende metingen verschillende resultaten laten zien.

	Aanvullend onderzoek Op basis van het project komen we tot de volgende aanbevelingen voor nader onderzoek: •  De risico's van WiFi in risicovolle ziekenhuisafdelingen zoals de OK en IC dienen te worden onderzocht (in termen van interferentierisico's en maxima le veilige vermogens) •  Er dienen normen voor de toepassing van RFID in combinatie met medische technologie te worden ontwikkeld (in samenwerking met NEN & TNO). •  Van risicovolle medische apparatuur, die ook buiten het domein van de gezondheidszorg wordt gebruikt, dient te worden onderzocht of deze wordt verstoord door RFID- opstellingen. •  De ontwikkelingen op het gebied van RFID in de goederenketen voor medische materialen en medicatie dienen in kaart te worden gebracht en gedeeld met de relevante partijen in de Nederlandse goederenketen. •  De gebruikerseisen en meetmogelijkheden met betrekking tot producttemperatuur, meetwaarde en bewaarcondities voor gevoelige producten met een hoog risicoprofiel voor de patiëntenzorg die nen te worden onderzocht.

Business case

De doelstelling van de business-case is om op basis van de resultaten van de RFID pilots een financiële analyse te geven van de haalbaarheid van een implementatie van deze technologie zonder hierbij rekening te houden met de beperkingen van de scope uit de pilots. Dat wil zeggen dat de business-case ingaat op een brede uitrol van de beproefde functionaliteit met, in tegenstelling tot de pilots, geen beperking in patiëntencategorieën, type materialen, aantallen OK-ruimtes of bloedproductsoorten. Met de nodige
aannames is de business case in detail uitgewerkt, zowel naar kwantitatieve als kwalitatieve baten. Op basis van de ervaringen tijdens de pilot is een goede schatting te geven
van de te verwachten kosten. Wanneer kosten en baten tegen elkaar worden uitgezet ontstaat het beeld zoals hieronder weergegeven. Brede toepassing van RFID rondom het OK-complex kent in deze berekening een terugverdientijd van minder dan 3 jaar.

Geleerde lessen

Technisch gezien zijn er in het project de nodige tegenslagen opgetreden en ervaringen opgedaan. Hieronder volgt een overzicht van waardevolle leerpunten die tijdens de drie pilots naar voren zijn gekomen.

Risicovolle interferentie
De in het project gekozen traditionele passieve RFID technologie bleek niet goed bruikbaar te zijn in de directe omgeving van medische apparatuur. De nieuwere actieve RFID technologie is wel goed bruikbaar, mits zorgvuldig toegepast. Het is niet mogelijk om op basis van technische
en wetenschappelijke literatuur risicovolle interferentie tussen RFID signalen en medische apparatuur uit te sluiten. Specifieke tests zijn daarom uitgevoerd om deze interferentie te onderzoeken. Met het inzicht in risicovolle interferentie zijn zowel technische als organisatorische maatregelen getroffen. Hierdoor konden de RFID signalen op veilige afstand van de medische apparatuur worden gehouden. Alle genomen maatregelen hebben ertoe geleid dat er tijdens de pilots geen enkele vorm van interferentie tussen de RFID apparatuur en medische apparatuur is opgetreden. (zie ook artikel RFID risico in ziekenhuis). Meer informatie is te vinden onder Technologie → Interferentie met medische apparatuur

Acceptatie wisselend
Mede door een goede voorlichting aan de patiënten is het dragen van een RFID-tag voor hen geen probleem gebleken. Slechts een enkeling heeft medewerking aan de pilot geweigerd. Dit lag genuanceerder bij de medewerkers. Bij sommige groepen speelde de nodige achterdocht over wat
er met de gegevens zou gebeuren. Anderen deden vanaf het begin vol enthousiasme mee. De rol en aandacht van collega's, niet zozeer vanuit het project zelf, blijkt belangrijk
om de achterdocht te overwinnen.

Zeer moderne technologie vraagt extra aandacht
Gebruik van zeer moderne technologie vraagt om extra aandacht bij de installatie, tests en ingebruikname. Door gebrek aan ervaring zijn onverwachte problemen opgetreden. Het zoeken naar de oorzaak en het verhelpen van deze problemen werd bemoeilijkt door een beperkte toegang tot
het OK-complex. Ook was er geen representatieve testruimte beschikbaar om de gehele RFID installatie aan grondige tests te onderwerpen. Als gevolg hiervan nam de tijd tussen het aanbrengen van wijzigingen en het constateren van het effect ervan soms aanzienlijk toe.

Scherp projectmanagement onontbeerlijk
Het project was niet mogelijk geweest zonder de actieve betrokkenheid van een goede interne projectleider, die de structuur en cultuur van de organisatie terdege kent. De
interne projectleider kan, ook op informele wijze, de verschillende groepen die met het proces te maken hebben aansporen tot succes. Ondersteuning vanuit de top van de organisatie, waaronder de medische staf, de ondernemingsraad en de raad van bestuur, is zeker op het terrein van de personenpilot onontbeerlijk gebleken. Verder zijn het anticiperen op mogelijke consequenties en het vroegtijdig maar goed gedoseerd communiceren over het project en de specifieke rol die betrokken personen hierin hebben, onmisbare factoren die het project ten goede zijn gekomen. ( zie ook artikel RFID:veni, vidi, vici! ).